Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA): So minimieren Sie Risiken und erfüllen die Compliance

Laut Artikel 35 DSGVO in Deutschland sowie Art. 22 Datenschutz-Folgenabschätzung in der Schweiz ist eine DSFA erforderlich, wenn eine Datenverarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen mit sich bringt. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn:

• Neue Technologien eingesetzt werden (z. B. KI, Big Data, IoT).
• Automatisierte Entscheidungen getroffen werden (z. B. Scoring, Profiling).
• Besonders sensible Daten verarbeitet werden (z. B. Gesundheitsdaten).
• Überwachung öffentlicher Bereiche erfolgt (z. B. Videoüberwachung).
• Daten in grossem Umfang verarbeitet werden.

In der Schweiz müssen private und behördliche verantwortliche Datenbearbeiter eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) erstellen, wenn bei Personendatenbearbeitungen ein potenziell hohes Risiko für die Persönlichkeit oder die Grundrechte der Betroffenen erkennbar ist.

Einige Datenschutzbehörden (z. B. der deutsche BfDI oder die französische CNIL) stellen Listen bereit, die typische Verarbeitungstätigkeiten mit hohem Risiko enthalten.

Eine DSFA erfolgt in mehreren Schritten:

1. Beschreibung der Verarbeitungstätigkeit

• Welche Daten werden verarbeitet?
• Zu welchem Zweck erfolgt die Verarbeitung?
• Wer sind die betroffenen Personen?
• Werden externe Dienstleister (Auftragsverarbeiter) einbezogen?

2. Bewertung der Notwendigkeit und Verhältnismässigkeit

• Ist die Datenverarbeitung wirklich erforderlich?
• Gibt es alternative, datensparsamere Methoden?
• Werden die Datenschutz-Grundsätze (Zweckbindung, Datenminimierung etc.) eingehalten?

3. Identifikation der Risiken

• Welche potenziellen Schäden könnten für die Betroffenen entstehen?
• Handelt es sich um Risiken für die Privatsphäre, Identitätsdiebstahl, Diskriminierung etc.?
• Wie wahrscheinlich ist das Eintreten dieser Risiken?

4. Massnahmen zur Risikominimierung

• Technische Massnahmen: Verschlüsselung, Pseudonymisierung, Zugriffskontrollen.
• Organisatorische Massnahmen: Schulungen, Datenschutzrichtlinien, regelmässige Audits.
• Rechtliche Massnahmen: Datenschutzverträge, Einhaltung von Löschfristen.

5. Dokumentation und Abstimmung mit der Aufsichtsbehörde (falls erforderlich)

• Die DSFA muss dokumentiert werden und jederzeit überprüfbar sein.
• Falls die Risiken trotz Massnahmen als hoch eingestuft werden, muss die zuständige Datenschutzbehörde konsultiert werden.

1. Komplexität und Ressourcenaufwand

• Eine DSFA erfordert eine umfassende Analyse, die Zeit und Fachwissen benötigt.
• Besonders in grossen Unternehmen mit vielen Verarbeitungstätigkeiten kann dies aufwendig sein.

2. Bewertung der Risiken

• Die Einschätzung, ob eine Verarbeitung „voraussichtlich ein hohes Risiko“ birgt, ist oft nicht eindeutig.
• Unterschiede zwischen nationalen Datenschutzbehörden erschweren eine einheitliche Umsetzung.

3. Fehlende Standardisierung

• Es gibt keine einheitlichen, verpflichtenden DSFA-Vorlagen, was die Vergleichbarkeit erschwert.
• Unternehmen müssen eigene Methoden entwickeln oder auf externe Berater zurückgreifen.

4. Anpassung an technologische Entwicklungen

• Neue Technologien wie KI und Big Data machen es schwierig, Risiken vollständig vorherzusehen.
• Datenschutzmassnahmen müssen regelmässig überprüft und angepasst werden.

Eine DSFA ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch ein effektives Werkzeug zur Risikominimierung. Unternehmen, die frühzeitig Datenschutzrisiken erkennen und geeignete Massnahmen ergreifen, profitieren von:

• Geringeren Haftungsrisiken und Bussgeldern
• Vertrauen der Kunden und Geschäftspartner
• Effizienteren Datenschutzprozessen
• Besserer Compliance mit der DSGVO

Eine strukturierte und frühzeitige Durchführung der DSFA ist der beste Weg, Datenschutzprobleme zu vermeiden und eine sichere Verarbeitung personenbezogener Daten zu gewährleisten.